Wie angekündigt befasse ich mich in diesem Post mit dem Projektterminplan. Abhängig von den Anwendungsfällen müssen bestimmte Informationen in dem Terminplan vorhanden sein. Es stellt sich die Frage nach Software, Umfang und Detaillierungsgrad für die Erstellung eines grundlegenden Terminplanes.
- Soll es einen separaten Taktplan geben oder ist dieser Teil des Gesamtterminplans?
- Wird der Terminplan in einer Terminplanungssoftware oder, zumindest der Taktplan, aus Darstellungsgründen in Excel erzeugt?
- Welche Anwendungsfälle benötigen welche Informationen woher?
Als Ergänzung zum vorherigen Post habe ich in der Abbildung den Excel-Terminplan eingefügt. Dieser ist in der Regel beim Einstieg in die Methodik vorhanden und nicht ohne weitere, häufig langwierige organisatorische Prozesse durch Gesamtterminpläne oder generell Terminpläne in dafür vorgesehener lizenzpflichtiger Software zu ersetzen. Dadurch, dass eine Datenbank zwischen allen Anwendungsfällen sitzt, lassen sich einzelne Komponenten, wie die Terminplanungssoftware, unkritisch ersetzen.
Wie kommen die Daten aus der Terminplanung in die Datenbank?
Je nach eingesetzter Software für die Terminplanung sind unterschiedliche Ansätze möglich, wobei meine Darstellung nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt und sich nur auf MS Project und Excel fokussiert. Ein XML-Export aus Powerproject ist aber in jedem Fall ebenfalls möglich, somit eignet sich in der Regel nahezu jedes relevante Terminplanungstool für die hier beschriebenen Zwecke.
Excel
Aus Excel heraus ist ein Export der Daten in die Datenbank über ein VBA-Makro, ein VSTO-Add-In oder eine externe Anwendung denkbar. In allen drei Fällen hängt die Qualität der Daten vom Strukturierungsgrad und der Auslesbarkeit der Informationen in den Excel-Tabellenblättern ab. Es ist immer schwierig Inhalte zu erzeugen, die gleichermaßen gut für Mensch und Maschine lesbar sind. Schnell kommt es zu Formatierungen oder Verschiebungen, die das Einlesen der Daten in die Datenbank verhindern oder es fehleranfällig machen.
Jede Zeile hat im Idealfall jede für sich wichtige Informationen. In Abbildung 1 steht jede Zeile für eine komplette Fahrt des Ausbauzuges, beschrieben durch die Örtlichkeit (Beispielsweise Wohnungen 1.1.1 – 1.1.3 im 1. OG in Haus 1). Die Beziehung der einzelnen Waggons zum enthaltenen Inhalt ist über die Waggonbezeichnung auf einem anderen Tabellenblatt, auf dem die Gewerkesequenz hinterlegt ist, realisiert (Abbildung 2). Die zuvor beschriebenen Schwierigkeiten liegen auf der Hand. Es reicht ein Tippfehler und die Beziehungen kommen nicht zustande.
Qualitätsprüfungsmechanismen in der Programmierung sind daher absolut notwendig. Es wird auf Einhaltung der abgestimmten Strukturen geprüft, ins Leere laufende Beziehungen werden analysiert und angezeigt. Dennoch ist erfahrungsgemäß ein vollständiges Verhindern von Fehlern nicht möglich.
MS Project
In MS Project gibt es, äquivalent zu Excel, die Möglichkeit, VBA, VSTO-Add-In oder eine externe Anwendung zu verwenden. Zusätzlich bietet sich der Export und anschließende Import von XML an. Hier ist es wesentlich einfacher, über eine Vorlage mit vorbereiteter Spaltenkonfiguration und einigen (wenigen) Planungsregeln, konsistente Daten zu schaffen.
Eine Qualitätsprüfung muss selbstverständlich auch hier stattfinden, bezieht sich aber eher auf inhaltliche als strukturelle Themen.
In der Abbildung sind exemplarisch auch Ressourcennamen, also die Firmennamen der ausführenden Gewerke, hinterlegt. Diese lassen sich in einer Project-Datei oder in einem Project-Sammelprojekt jedoch nur unzureichend pflegen, da nur schwierig eine Verbindung zu internen Systemen aufgebaut werden kann. Möchte man eine zentrale Ressourcenverwaltung und erzwungene Spaltenkonfigurationen erreichen, bietet sich der Einsatz von Project Online aus der Office 365 Familie an. Auch wird das Auslesen der Daten in die Datenbank durch die vorhandene API (Programmierschnittstelle) wesentlich vereinfacht.
Das Projekt in der Datenbank
Die Datenbank spiegelt unmittelbar den Informationsgehalt der Terminpläne wider und lässt sich somit weiterverarbeiten. Veränderungen in der Terminplanung können über die programmierte Schnittstelle jederzeit, sowohl aus dem Terminplan in die Datenbank als auch aus der Datenbank in den Terminplan, übertragen werden.
Abbildung 4 zeigt beispielhaft eine Datenbankstruktur, basierend auf den oben beschriebenen Terminplänen. Es wird je Terminplan ein Projekt mit Vorgängen erstellt, die für jeden Tag eine Bewertung und beliebig viele Fertigstellungsgrade für die Nachverfolgbarkeit der erbrachten Leistungen enthalten.
Ausblick
Wir nähern uns den einzelnen Anwendungsfällen. Der nächste Post wird sich mit der Erstellung eines für die Baustellen und Nachunternehmer nutzbaren Taktplan und den Taktsteuerungsdokumenten aus der Datenbank heraus befassen. Dieser, für die zuständigen Mitarbeiter aufwendige und daher häufig vernachlässigte Schritt ist einer der ersten Akzeptanzbringer bei den Anwendern.
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